Purchase Requisition Là Gì? Bí Quyết Quản Lý Doanh Nghiệp

Một trong những quy trình được nhiều doanh nghiệp sản xuất quan tâm trong quá trình kinh doanh của mình đó là Yêu cầu mua hàng hay còn gọi là yêu cầu đặt hàng nội bộ. Vậy Yêu cầu mua hàng là gì, nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và các bước trong quy trình yêu cầu đặt hàng là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của HR Insider để rõ ràng hơn nhé!

Yêu cầu mua hàng là gì?

Định nghĩa Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng (yêu cầu đặt hàng) được hiểu là một yêu cầu gửi tới bộ phận mua hàng trong công ty để đặt mua hàng hóa, dịch vụ cho công ty. Đây là hình thức trưng dụng mua hàng, yêu cầu phải gửi đi trong nội bộ công ty để nhận được dịch vụ/sản phẩm mua vào. Phiếu yêu cầu đặt hàng là văn bản tóm tắt chính xác các sản phẩm/dịch vụ được yêu cầu bao gồm số lượng, giá thành, nguồn hàng gửi đến bộ phận thu mua hoặc quản lý.

Bạn đang xem: Purchase Requisition Là Gì? Bí Quyết Quản Lý Doanh Nghiệp

Trước khi mua hàng, bạn phải điền vào mẫu yêu cầu mua hàng (PRF) dưới dạng giấy phép hữu hình. Mẫu yêu cầu đặt hàng thường được sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống máy tính. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều hệ thống quản lý mua hàng trên máy tính để thuận tiện cho việc cập nhật thông tin yêu cầu đặt hàng.

Khái niệm Yêu cầu mua hàng là gì?

Biểu mẫu yêu cầu đặt hàng có thể chứa thông tin ngân sách và danh sách mua hàng để người quản lý có thể ước tính ngân sách hàng năm và ngân sách còn lại trước khi mua hàng. Điều này nhằm đảm bảo dịch vụ/hàng hóa được mua với sự chấp thuận của người quản lý và có sẵn ngân sách.

Vai trò quan trọng của Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là một phần quan trọng trong việc đảm bảo quá trình mua hàng của tổ chức, doanh nghiệp được diễn ra kịp thời và hiệu quả. Dưới đây là một số vai trò của Yêu cầu mua hàng:

• Yêu cầu mua hàng giúp các bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức xác định các nhu cầu mua hàng cần thiết như nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo tiến độ sản xuất.
• Thông qua yêu cầu đặt hàng, tổ chức, người quản lý có thể kiểm soát được ngân sách và việc chi tiêu có phù hợp với ngân sách đã phê duyệt trước đó hay không, tránh mua sắm vượt quá ngân sách.
• Khi nhu cầu được cập nhật thông qua Yêu cầu mua hàng, tổ chức có thể lập kế hoạch và ước tính nhu cầu kho hàng chính xác hơn, giúp giảm thiểu tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Yêu cầu mua hàng cung cấp dữ liệu và thông tin về các yêu cầu mua hàng, giúp người quản lý hoặc cá nhân dễ dàng theo dõi và phân tích hoạt động mua hàng trong tổ chức.

Lợi ích của Yêu cầu mua hàng

Trên đây chúng ta đã hiểu rõ khái niệm Yêu cầu mua hàng là gì. Tiếp theo là những lợi ích của việc yêu cầu đặt hàng, cụ thể như sau:

Nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm

Để xử lý việc tạo và kiểm soát các yêu cầu, đơn đặt hàng mua hàng, cách hiệu quả nhất là doanh nghiệp phải có hệ thống mua sắm điện tử tích hợp với hệ thống tài chính. Thay vì sử dụng bảng thống kê excel thủ công để tạo, sử dụng hệ thống đặt hàng sẽ dễ dàng tạo yêu cầu chỉ trong vài giây, chia sẻ, bất kỳ ai cũng có thể theo dõi thông tin. Không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí, doanh nghiệp còn có thể tránh được việc trùng lặp hoặc thiếu đơn hàng.

Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình

Yêu cầu mua hàng thường yêu cầu sự chấp thuận từ nhiều cấp trong tổ chức, giúp đảm bảo rằng các quyết định mua hàng được các bên liên quan xem xét và phê duyệt. Điều này giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của tất cả các bộ phận trong tổ chức trong quá trình đặt hàng.

Yêu cầu mua hàng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong tổ chức

Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban

Sau khi yêu cầu được gửi qua bộ phận Yêu cầu mua hàng, quy trình phê duyệt sẽ trở nên có tổ chức và rõ ràng hơn. Các bộ phận liên quan như mua hàng, tài chính và quản lý có thể giám sát trong suốt quá trình yêu cầu và phê duyệt. Điều này tăng cường sự phối hợp và giảm thời gian xử lý yêu cầu.

Quy trình thực hiện Đề nghị mua hàng

Quy trình Yêu cầu mua hàng là một phần quan trọng trong quản lý mua sắm và đảm bảo các yêu cầu mua sắm được xử lý hiệu quả. Quy trình chi tiết được thực hiện qua 3 bước sau:

Bước 1: Tạo và điền thông tin Yêu cầu mua hàng

Đầu tiên, nhân viên chịu trách nhiệm đặt hàng cần làm việc với các bộ phận liên quan để xác định nhu cầu mua dịch vụ/hàng hóa. Bộ phận đặt hàng sẽ yêu cầu gửi Phiếu yêu cầu mua hàng. Mẫu yêu cầu đặt hàng cần đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

• Thông tin sản phẩm, số lượng, mô tả yêu cầu kỹ thuật
• Giá bán
• Nhà cung cấp (nếu có)
• Thời gian cần thiết.

Bộ phận đặt hàng sẽ tiếp nhận Yêu cầu mua hàng từ các bộ phận trong doanh nghiệp thông qua các hệ thống quản lý nội bộ như Coupa, SAP,… Các hệ thống này giúp tổ chức tổng hợp các yêu cầu đặt hàng nhanh chóng, tránh sai sót. . Còn với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ thường sử dụng dạng bảng tính Excel.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu mua hàng

Sau khi nhận được yêu cầu từ các bên liên quan, bộ phận nhân sự cần gửi lệnh đến các cá nhân, bộ phận có thẩm quyền để xem xét, ký duyệt. Tùy theo quy mô mua hàng lớn hay nhỏ mà tổ chức sẽ có nhân sự phê duyệt tương ứng như trưởng phòng nhân sự. Các cấp phê duyệt có thể trực tiếp phê duyệt, yêu cầu bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh nếu có. Việc phê duyệt này không chỉ đảm bảo vượt chi phí mà còn tránh các đơn đặt hàng trùng lặp đã được phê duyệt trước đó.

Quy trình lập Đề nghị mua hàng trong doanh nghiệp

Bước 3: Xử lý yêu cầu mua hàng

Sau khi được phê duyệt, Yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận mua sắm của tổ chức để xử lý việc mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ cần đảm bảo thông tin hàng hóa khớp chính xác với mẫu yêu cầu đặt hàng. Sau khi mua hàng, hàng hóa/dịch vụ sẽ được bàn giao cho các bộ phận. Nhân viên hoặc quản lý bộ phận, quản lý kho hoặc bộ phận đặt hàng sẽ ký xác nhận sau khi nhận hàng.

Tìm hiểu thêm về vị trí Nhân viên Kế hoạch Sản xuất là gì và vị trí Nhân viên Quản lý Chất lượng trong doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng Yêu cầu mua hàng

Xem thêm : Creampie là gì? Những điều nên biết trước khi làm chuyện ấy

Khi sử dụng Yêu cầu mua hàng, bạn cần lưu ý những điều sau để đảm bảo quá trình đặt hàng, mua hàng được hiệu quả và giảm thiểu rủi ro:

• Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết, đảm bảo rõ ràng, để bộ phận phê duyệt hiểu được mức độ ưu tiên và cần thiết của yêu cầu cũng như giúp việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn.
• Đối với các chi phí liên quan đến ngân sách, bạn nên phân loại hàng hóa, dịch vụ để bổ sung lượng hàng tồn kho, tách đơn hàng theo chủng loại. Bên cạnh đó, bạn cần theo dõi chi phí để đảm bảo yêu cầu mua hàng không vượt quá ngân sách được duyệt.
• Các bộ phận liên quan cần lập kế hoạch kinh doanh và lập Đề nghị mua hàng để hàng hóa/dịch vụ được cung cấp kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt từ đó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.
• Tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan đến Yêu cầu mua hàng cần được lưu trữ để tránh nhầm lẫn cũng như giúp việc phân tích và kế toán doanh nghiệp sau này dễ dàng hơn.
• Đánh giá quy trình Yêu cầu mua hàng sau khi thực hiện để xem xét các vấn đề còn tồn tại và cải tiến quy trình. Lắng nghe những góp ý, phản hồi từ các bộ phận để hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quy trình.
• Một lưu ý cuối cùng và không kém phần quan trọng là bạn cần đảm bảo các yêu cầu, quy trình trong Yêu cầu mua hàng tuân thủ các quy định, chính sách của tổ chức về cả đạo đức và tuân thủ pháp luật.

Như vậy bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về Yêu cầu mua hàng là gì, lợi ích của nó cũng như quy trình thực hiện tạo Yêu cầu mua hàng. Hy vọng nội dung trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn về tìm kiếm việc làm và tuyển dụng, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại timhieulichsuquancaugiay.edu.vn! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Chailease, tuyển dụng JACCS, tuyển dụng Ngân hàng Bảo Việt, tuyển dụng Bảo Tín Minh Châu, tuyển dụng Citibank, tuyển dụng Ngân hàng Việt A, tuyển dụng KBank và tuyển dụng SeABank.

Đọc thêm các bài viết thú vị được chia sẻ chi tiết dưới đây:

— Nội bộ nhân sự —

timhieulichsuquancaugiay.edu.vn – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://timhieulichsuquancaugiay.edu.vn
Danh mục: Là gì?