Kế toán tiền lương là gì? Công việc chính của kế toán tiền lương

2 giờ 47 phút trước 1

Nội dung bài viết

1. Kế toán tiền lương là gì?
2. Các tài liệu cần thiết cho kế toán tiền lương
3. Công việc của kế toán tiền lương
3.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương
3.2 Quản lý tạm ứng lương nhân viên
3.3 Quản lý kỳ lương chính của nhân viên
4. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương
5. Quy trình làm việc của hạch toán tiền lương như thế nào?
6. Tài khoản chính dùng để hạch toán tiền lương
6.1 Kế toán tiền lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động
6.2 Kế toán các khoản trích vào lương – Tài khoản 338 Các khoản phải trả khác
7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Thông tư 200 và Thông tư 133
7.1. Kế toán tiền lương phải trả cho người lao động
7.2. Hạch toán các khoản trích đóng bảo hiểm theo lương

Kế toán tiền lương là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, quyết định quyền lợi của người lao động khi làm việc tại công ty. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là ghi chép, tính toán, quản lý quỹ lương nhân viên của công ty và phản ánh các khoản dự phòng không hợp lệ nếu có.

Có thể bạn quan tâm

Kế toán tiền lương có nhiệm vụ quản lý tiền lương của nhân viên

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm quản lý, tính toán, hạch toán tiền lương hoặc các khoản trích theo lương dựa trên số liệu từ bảng chấm công. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ quản lý các chứng từ liên quan đến thu nhập của người lao động để phục vụ quá trình lập bảng lương, trả lương cũng như các chính sách bảo hiểm cho người lao động một cách chính xác. chính xác nhất.

2. Các tài liệu cần thiết cho kế toán tiền lương

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kế toán tiền lương cần sử dụng nhiều loại giấy tờ, tài liệu để đảm bảo tính minh bạch, chính xác. Theo đó, các tài liệu cần sử dụng bao gồm:

Bảng chấm công
Bảng tạm ứng lương của công ty
Phiếu tạm ứng lương nhân viên
Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
Danh sách chi tiết các khoản phụ cấp
Phiếu lương nhân viên
Trả lương qua ngân hàng
Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội

Tùy từng trường hợp, kế toán sẽ cần bổ sung các tài liệu liên quan đến các quyết định của ban giám đốc như giấy tờ đi công tác, hóa đơn thanh toán trong quá trình làm việc,…

Kế toán tiền lương

Quy trình kế toán yêu cầu sử dụng nhiều loại chứng từ, chứng từ liên quan

3. Công việc của kế toán tiền lương

Đối với công việc của một nhân viên kế toán tiền lương sẽ có 3 nhiệm vụ chính là quản lý tiền lương, quản lý tạm ứng lương và quản lý tiền lương chính.

3.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương

Xem thêm : Nhân viên thu mua là gì? Chi tiết mức thu nhập năm 2023

Công việc kế toán tiền lương được thực hiện và theo dõi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Mọi hoạt động đều được thực hiện chi tiết dưới sự kiểm soát của bộ phận lãnh đạo. Bao gồm:

Ghi nhận và phản ánh kịp thời, đầy đủ hiện trạng và những biến động về số lượng, chất lượng lao động, việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
Tính toán chính xác tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi phải trả cho nhân viên.
Xây dựng thang lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm.
Kiểm tra việc sử dụng các quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quỹ bảo hiểm xã hội. Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Việc lập các báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hợp đồng công đoàn thuộc trách nhiệm của kế toán viên.

Kế toán tiền lương

Công tác kế toán tiền lương phải được thực hiện đúng đắn

3.2 Quản lý tạm ứng lương nhân viên

Trong quá trình làm việc tại công ty sẽ có một số chi phí phát sinh mà người lao động cần tạm ứng lương. Lúc này bộ phận kế toán tiền lương sẽ ghi nhận, tổng hợp các giấy tờ, chứng từ liên quan đến tạm ứng và tổng hợp theo từng tháng. Các công việc cụ thể sẽ bao gồm:

Trực tiếp quản lý tạm ứng tiền lương trong doanh nghiệp.
Tính tạm ứng lương cho một nhân viên hoặc một bộ phận trong doanh nghiệp
Thiết kế hình thức tạm ứng linh hoạt: ví dụ trích 10% lương cố định.

3.3 Quản lý kỳ lương chính của nhân viên

Nhiệm vụ cuối cùng của kế toán tiền lương là quản lý các kỳ trả lương chính của nhân viên. Thông thường, mỗi bộ phận trong công ty sẽ có mức lương, loại lương và cách tính lương khác nhau. Công việc của kế toán là thiết kế các biểu mẫu tính lương chi tiết, đầy đủ dựa trên các thỏa thuận trước đó giữa nhân viên và công ty. Công việc sẽ bao gồm:

Xây dựng kỳ tính lương theo từng loại lương, cách tính giờ làm việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ lương.
Tính thu nhập hoặc các khoản trích vào lương cuối kỳ cho người lao động.
Chèn bảng tạm ứng lương hàng tháng vào bảng lương cuối cùng để tính lương thực tế cho từng nhân viên.
Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin nhân viên, thông tin về kỳ lương và bảng chấm công.
Tính toán và trích từ lương các nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc một cách đầy đủ, chính xác.
Quản lý thu nhập ngoài tiền lương để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm.

Kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương phải thiết kế các biểu mẫu tính lương chi tiết

4. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương cũng giống như các bộ phận kế toán khác trong doanh nghiệp, đòi hỏi công việc phải có độ chính xác, minh bạch và công bằng cao. Vì vậy, trong quá trình hạch toán kế toán, người kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:

Tìm hiểu thông tin chi tiết về lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên cũng như các yếu tố khác ảnh hưởng trực tiếp đến phụ cấp.
Đặc biệt chú ý đến chính sách tiền lương đối với người lao động thời vụ, thử việc và mức trích trước khi trả lương.
Hiểu rõ cách tính và kê khai các khoản phụ cấp, khấu trừ.
Xem thêm thông tin về thu nhập chịu thuế và các khoản khấu trừ
Tìm hiểu về tỷ lệ khấu trừ lương mới nhất
Lưu ý thủ tục đăng ký bảo hiểm cho nhân viên
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động nhân sự khác.

5. Quy trình làm việc của hạch toán tiền lương như thế nào?

Để quá trình theo dõi, báo cáo, quyết toán diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian, bộ phận kế toán tiền lương cần thực hiện các công việc theo đúng quy trình với 6 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Bộ phận chấm công theo dõi quá trình chấm công của nhân viên hàng ngày.
Bước 2: Bộ phận kế toán tính lương dựa trên báo cáo từ bảng chấm công.
Bước 3: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải trả khác, sau đó lập báo cáo để kế toán trưởng kiểm tra. Trường hợp được thông qua, bảng lương sẽ được gửi đến Giám đốc phê duyệt và ký (bước 4). Ngược lại, nếu trường hợp không được duyệt sẽ chuyển về bộ phận kế toán tiền lương để xem xét.
Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký bảng lương sau đó gửi lại cho kế toán trưởng, sau đó gửi lại cho kế toán tiền lương.
Bước 5: Căn cứ vào bảng lương được duyệt, kế toán tiền lương thực hiện thanh toán cho người lao động.
Bước 6: Người lao động nhận lương và ký xác nhận.

6. Tài khoản chính dùng để hạch toán tiền lương

Xem thêm : C level là gì? Tất cả những gì bạn cần biết về vị trí này

Hiện nay, để hạch toán tiền lương cần sử dụng 2 loại tài khoản chính là “tài khoản 334” và “tài khoản 338”.

6.1 Kế toán tiền lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động

Tài khoản 334 dùng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Cấu trúc tài khoản 334 bao gồm những phản ánh của hai bên như sau:

Bên nợ	Các khoản phải trả cho người lao động: tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác. Số tiền doanh nghiệp đã trích vào tiền lương, tiền công của người lao động. Chuyển khoản tiền lương mà người lao động chưa nhận được.
Có bên	Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động. Số dư bên Có: số tiền còn phải trả cho người lao động của doanh nghiệp.

6.2 Kế toán các khoản trích vào lương – Tài khoản 338 Các khoản phải trả khác

Tài khoản 338 dùng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Cấu trúc tài khoản 338 gồm một bên Nợ và một Bên Có, trong đó nội dung của hai bên như sau:

Bên nợ	Các khoản đóng góp cộng đồng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… phải trả cho cơ quan quản lý/phải trả cho người lao động Các khoản đóng góp cộng đồng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… đều phải đóng cho người lao động
Có bên	Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… vào chi phí sản xuất kinh doanh, trích vào lương của người lao động Các khoản đóng góp cộng đồng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… được nhà nước trợ cấp Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý Các khoản phải trả khác

Số dư nợ: Trả thừa, trả thừa, trả thừa chưa trả.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả, phải trả, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Thông tư 200 và Thông tư 133

7.1. Kế toán tiền lương phải trả cho người lao động

Để hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động, kế toán tiền lương cần thực hiện các phép tính sau:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 154, 642 (Theo Thông tư 133)
Nợ các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

7.2. Hạch toán các khoản trích đóng bảo hiểm theo lương

Khi hạch toán các khoản trích bảo hiểm theo tiền lương, quá trình tính toán sẽ được chia thành các trình tự sau:

Sự liên tiếp	Hoạt động
Bước 1: Khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm cộng đồng vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán ghi chép	Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642…: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 23,5% Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 17,5% Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 3% Tài khoản 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – Bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 1% Có TK 3382 – KPCĐ: Mức lương tham gia bảo hiểm xã hội x 2%
Bước 2: Khấu trừ số tiền bảo hiểm vào lương của người lao động	Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 10,5% Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Mức lương tham gia bảo hiểm xã hội x 8% Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 1,5% Tài khoản 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – Bảo hiểm thất nghiệp: Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 1%
Bước 3: Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Nợ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Số tiền trích đóng bảo hiểm xã hội (Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 25%) Nợ TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Số tiền trích đóng bảo hiểm y tế (Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 4,5%) Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – Bảo hiểm thất nghiệp: Số tiền trích đóng bảo hiểm thất nghiệp (Tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 2%) Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Mức lương tham gia bảo hiểm xã hội x 2%) Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BH xã hội x 34%)
Trường hợp doanh nghiệp khấu trừ số thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào tiền lương của người lao động	Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Số thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ
Khi doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân	Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: số thuế thu nhập cá nhân đã nộp Tài khoản 111, 112: số thuế thu nhập cá nhân đã nộp

Xem thêm:

Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời cân đối chi phí của doanh nghiệp. Kế toán viên yêu cầu phải có kỹ năng tính toán tốt, tỉ mỉ để đảm bảo quá trình được thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm nhất.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại timhieulichsuquancaugiay.edu.vn! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: Tuyển Stella, tuyển Bệnh viện 115, tuyển bệnh viện Hoàn Mỹ, tuyển dụng Zuellig Pharma, Nha khoa Kim, tuyển bệnh viện Phương Đông, bệnh viện Sun Group tuyển dụng, tuyển dụng Bệnh viện TP.HCM.