Hiểu rõ về Timesheet là gì và những lợi ích mà nó mang lại

Timesheet là công cụ quản lý thời gian không thể thiếu ở nhiều doanh nghiệp hiện nay. Dùng để ghi lại và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, bảng chấm công giúp quản lý hiệu quả quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động. Bài viết này của HR Insider sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về Timesheet là gì, những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp cũng như cách tạo một bảng chấm công chuẩn và khoa học.

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là tài liệu hoặc biểu mẫu dùng để ghi chép, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định như ngày, tháng, năm. Bảng chấm công có thể được lập dưới dạng giấy hoặc sử dụng phần mềm điện tử.

Bạn đang xem: Hiểu rõ về Timesheet là gì và những lợi ích mà nó mang lại

Khái niệm bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công cung cấp cái nhìn rõ ràng về giờ làm việc của từng nhân viên, giúp quản lý phân bổ công việc, theo dõi tiến độ dự án và tính toán tiền lương hoặc chi phí lao động chính xác. Bảng chấm công cũng giúp đánh giá và quản lý hiệu suất công việc cũng như hỗ trợ lập kế hoạch và dự báo nguồn lực.

Lợi ích của Bảng chấm công là gì?

Timesheet là công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự và dự án. Vậy lợi ích của Timesheet là gì? Dưới đây là một số lợi ích nổi bật Timesheet mang lại cho doanh nghiệp:

Chấm công của nhân viên

Bảng chấm công giúp hợp lý hóa quy trình chấm công, giảm thiểu sai sót, gian lận trong việc ghi nhận giờ làm việc của nhân viên. Điều này giúp đảm bảo việc tính lương và thưởng được thực hiện chính xác.

Tham khảo 8 mẫu bảng lương nhân viên mới nhất.

Kiểm tra ngân sách thời gian của nhân viên

Timesheet cho phép người quản lý theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên, giúp đánh giá khả năng quản lý thời gian và hiệu quả công việc. Điều này cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến tình trạng quá tải công việc hoặc phân bổ thời gian không hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của Timesheet

Lập kế hoạch dự án cho công việc

Bảng chấm công cung cấp thông tin chi tiết về thời gian dành cho nhiệm vụ và dự án, hỗ trợ lập kế hoạch dự án và dự báo nguồn lực. Điều này giúp người quản lý tối ưu hóa việc phân bổ công việc và lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai hiệu quả hơn.

Mối quan hệ giữa Bảng chấm công và năng suất của nhân viên

Xem thêm : NTR là gì? Thể loại 18+ khó nhai nhất có gì đặc biệt

Timesheet đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc nhờ cung cấp các công cụ quản lý thời gian hiệu quả. Nhân viên có thể theo dõi và điều chỉnh thời gian cho từng công việc, tối ưu hóa tiến độ công việc. Đồng thời, Timesheet còn cung cấp số liệu thực tế giúp người quản lý đánh giá chính xác năng suất, từ đó đưa ra những phản hồi và cải tiến quy trình làm việc.

Bảng chấm công giúp nâng cao năng suất của nhân viên

Nhờ tính minh bạch và trách nhiệm cao hơn trong việc quản lý thời gian, Timesheet không chỉ giúp nhân viên có năng lượng làm việc mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc lý tưởng và chuyên nghiệp.

Cách tạo Bảng chấm công cho doanh nghiệp

Có rất nhiều cách thiết lập và sử dụng bảng chấm công trong doanh nghiệp, trong đó có các hình thức sau:

Bảng chấm công vật lý

Bảng chấm công vật lý thường được lập dưới dạng bảng hoặc sổ ghi chép, trong đó nhân viên sẽ ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc bằng tay. Để tạo Timesheet loại này doanh nghiệp cần thiết kế mẫu bảng Timesheet với các cột ghi ngày tháng, nhiệm vụ, thời gian làm việc và ghi chú. Nhân viên sẽ điền thông tin vào cuối mỗi ngày hoặc cuối tuần. Ưu điểm của Timesheet vật lý là đơn giản, dễ sử dụng nhưng nhược điểm là dễ mắc lỗi và khó tổng hợp, phân tích số liệu.

Bảng chấm công điện tử

Bảng chấm công điện tử được tạo trên phần mềm như Excel hay ứng dụng quản lý thời gian. Để tạo Timesheet điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng file mẫu với các cột tương tự như Timesheet vật lý nhưng bổ sung thêm tính năng tự động tính tổng số giờ làm việc, phân loại công việc và đánh giá hiệu quả công việc. Bảng chấm công điện tử giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, giảm sai sót và dễ dàng tổng hợp dữ liệu. Tuy nhiên, nó đòi hỏi kỹ năng sử dụng phần mềm và có thể phức tạp hơn đối với người mới bắt đầu.

Xem thêm: Những cách quản lý nhân viên để tăng năng suất mà nhà quản lý cần biết.

Bảng chấm công điện tử

Bảng chấm công trực tuyến

Bảng chấm công trực tuyến sử dụng nền tảng phần mềm quản lý thời gian như Trello, Asana hoặc các ứng dụng chuyên dụng như Clockify, Toggl. Để thiết lập Timesheet trực tuyến, doanh nghiệp cần lựa chọn nền tảng phù hợp, tạo tài khoản cho từng nhân viên và thiết lập các dự án, nhiệm vụ để theo dõi. Nhân viên sẽ đăng nhập và ghi lại thời gian làm việc của mình trực tiếp trên nền tảng đó.

Online Timesheet cung cấp tính năng theo dõi thời gian tự động, đồng bộ dữ liệu và báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân tích hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào kết nối Internet và chi phí sử dụng phần mềm có thể hạn chế đối với một số doanh nghiệp nhỏ.

Mối liên hệ giữa Timesheet và các hoạt động khác trong doanh nghiệp

Bảng chấm công với bảng lương và hóa đơn khách hàng

Bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và tính lương nhân viên. Bằng cách theo dõi số giờ làm việc cụ thể của từng cá nhân, Bảng chấm công giúp đảm bảo tiền lương được tính chính xác dựa trên số giờ làm việc thực tế. Điều này giúp hạn chế tối đa sai sót trong việc trả lương và tránh những tranh chấp không đáng có giữa người lao động và doanh nghiệp.

Xem thêm : VUCA là gì? Làm gì để đối mặt với thời đại VUCA

Ngoài ra, Timesheet còn hỗ trợ khách hàng lập hóa đơn, đặc biệt đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo giờ. Bảng chấm công cung cấp dữ liệu chính xác về thời gian dành cho từng dự án hoặc khách hàng. Từ đó giúp tạo hoá đơn chi tiết, minh bạch, nâng cao việc xây dựng lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Mối liên hệ giữa Timesheet và các hoạt động khác trong doanh nghiệp

Bảng chấm công và quản lý dự án

Trong quản lý dự án, Timesheet là công cụ quan trọng giúp theo dõi tiến độ công việc và phân bổ nguồn lực hợp lý. Thông qua Timesheet, người quản lý dự án có thể theo dõi thời gian nhân viên dành cho từng nhiệm vụ, từ đó đánh giá được hiệu quả công việc và tiến độ hoàn thành dự án.

Dữ liệu từ Bảng chấm công cũng giúp xác định các nhiệm vụ cần thêm nguồn lực hoặc điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bảng chấm công còn hỗ trợ dự đoán chi phí và thời gian cần thiết cho các dự án trong tương lai, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Timesheet là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tính minh bạch và chính xác trong quản lý nhân sự và dự án. Hiểu được Timesheet là gì và biết cách tạo Timesheet chuẩn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo sự phát triển bền vững. Hy vọng bài viết trên của HR Insider đã giúp bạn biết cách sử dụng công cụ này hiệu quả hơn.

— Nội bộ nhân sự —

timhieulichsuquancaugiay.edu.vn – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://timhieulichsuquancaugiay.edu.vn
Danh mục: Là gì?