Get Things Done là gì? 5 bước triển khai GTD hiệu quả

Hoàn thành công việc là gì?? Getting Things Done là một trong những phương pháp quản lý công việc hiệu quả không chỉ giúp các cá nhân hoàn thành công việc đúng thời hạn mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả nhất, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết. Hãy cùng theo dõi ngay bây giờ.

Hoàn thành công việc là gì?

Hoàn thành công việc là gì? “Hoàn thành công việc” (GTD) là một phương pháp quản lý hiệu suất cá nhân tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đáng tin cậy. GTD giúp bạn sắp xếp và xử lý công việc một cách có hệ thống, giảm bớt căng thẳng tinh thần và tập trung vào những việc quan trọng.

Bạn đang xem: Get Things Done là gì? 5 bước triển khai GTD hiệu quả

Phương pháp này hoạt động dựa trên giả định rằng khi bạn phải đối mặt với quá nhiều thông tin, việc đưa ra quyết định sẽ trở nên khó khăn hơn. Kết quả là bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về các nhiệm vụ thay vì thực sự thực hiện chúng. Điều này dẫn đến căng thẳng, choáng ngợp và không chắc chắn.

Tác giả Allen, người sáng lập phương pháp này, đã quan sát thấy rằng bộ não của chúng ta xử lý thông tin tốt hơn khi tập trung vào việc sử dụng thông tin hơn là thu thập nó. Phương pháp GTD tập trung vào việc chuyển toàn bộ thông tin bạn cần nhớ sang hệ thống lưu trữ bên ngoài, từ đó giúp bạn tập trung vào công việc cần làm vào một thời điểm cụ thể.

Khi áp dụng đúng quy trình GTD, bạn sẽ tự tin trả lời câu hỏi: “Tôi nên làm gì bây giờ?” mà không lo bỏ sót công việc quan trọng nào sau này.

Tìm hiểu Hoàn thành công việc là gì?

5 bước thực hiện Hoàn thành công việc

Khi bạn đã hiểu Get Things Done là gì, hãy tiếp tục khám phá quá trình thực hiện phương pháp này. Thực hiện phương pháp Getting Things Done là một quá trình cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện phương pháp này một cách chính xác và hiệu quả:

Tiếp quản

Để phương pháp GTD hoạt động hiệu quả, hãy ngừng suy nghĩ trong đầu và giữ tinh thần thoải mái. Bạn cần tóm tắt những việc bạn cần làm và có cách ghi chú nhất quán, có thể viết chúng ra giấy, vào sổ tay hoặc ghi chú trên ứng dụng điện thoại hoặc máy tính xách tay. Tránh ghi chép bừa bãi, vì điều này có thể gây nhầm lẫn và bỏ sót những việc quan trọng cần làm.

Làm rõ

Bước tiếp theo trong quy trình triển khai Hoàn thành công việc là gì? Khi bạn đã liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện, bước tiếp theo là giải quyết chúng bằng cách áp dụng một loạt câu hỏi như sau:

• “Tôi có thể làm gì về việc này?” – Đây là câu hỏi giúp phân loại công việc cần làm và công việc không cần làm.
• Nếu CÓ, “Việc này có thể được thực hiện trong 2 phút không?” – Mục đích nhằm phân loại những công việc nhỏ, dễ làm và những công việc lớn đòi hỏi sự tập trung cao độ.
  • Nếu CÓ, bạn nên hoàn thành nó mà không cần suy nghĩ gì thêm. Ví dụ: một tác vụ như “Trả lời email cho đồng nghiệp”.
  • Nếu KHÔNG, bạn cần xác định thời điểm và bối cảnh thích hợp để xử lý công việc này.
• Nếu KHÔNG, nhiệm vụ này không khẩn cấp và có thể hoàn thành sau.

Để làm cho danh sách việc cần làm của bạn kỹ lưỡng hơn, hãy trả lời câu hỏi sau: “Tôi có thực sự cần làm việc này sau không?”

• Nếu CÓ, vui lòng ghi chú để tiếp tục công việc.
• Nếu KHÔNG, bạn có thể xóa nhiệm vụ đó để danh sách nhiệm vụ ngắn hơn và rõ ràng hơn.

Tổ chức

Tổ chức công việc hợp lý cũng tương tự như việc sắp xếp đồ đạc. Bạn có thể phân loại và nhóm các nhiệm vụ theo ba tiêu chí: dự án, thời gian và nội dung. Ví dụ: bạn có một dự án nhóm cần hoàn thành vào thứ Sáu (hàng giờ) và bạn cần kiểm tra tiến độ (bối cảnh) của các thành viên.

Xem thêm : Ad agency là gì? Những điều cần biết về Advertising Agency

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

giao ước

Bước tiếp theo để hoàn thành công việc là gì? Tức là bắt đầu thực hiện những công việc đã được sắp xếp trước đó. Mỗi người có thể có cách làm riêng nhưng không nên dành quá nhiều thời gian cho việc quản lý hay lập kế hoạch. Bởi trong công việc, việc duy trì sự tập trung 100% thường khó khăn.

Đánh giá

Bước cuối cùng để triển khai Hoàn thành công việc là gì? Nếu bạn chưa quen với phương pháp Get Things Done hoặc bất kỳ phương pháp quản lý tác vụ nào khác, bạn có thể gặp một số khó khăn khi thực hiện các bước trên. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên thực hiện bước đánh giá. Bước này giúp bạn điều chỉnh cách thực hiện phương pháp GTD sao cho phù hợp nhất với bản thân. Một số câu hỏi bạn có thể tham khảo là:

• Những nhiệm vụ nào bạn chưa hoàn thành vào tuần trước? Tại sao bạn không hoàn thành chúng? Là do yếu tố bên ngoài hay do chính bạn?
• Vấn đề nào đã được giải quyết và vấn đề nào chưa? Nếu giải quyết được thì giải pháp là gì? Tại sao phương pháp đó không hiệu quả?

Chỉ cần dành khoảng 15 phút mỗi cuối tuần cho việc đánh giá này. Dù có thể bạn không thấy kết quả ngay lập tức nhưng hãy cố gắng biến nó thành thói quen và đặt ra khung thời gian cố định để thực hiện.

Học cách quản lý thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Quy trình thực hiện Get Things Done

Đừng bỏ lỡ những chia sẻ thú vị sau:

Tại sao bạn nên áp dụng Get Things Done tại nơi làm việc?

Trong công việc, lý do nên ứng tuyển Get Things Done là gì? Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng phương pháp GTD vào công việc của bạn:

Nâng cao hiệu quả làm việc

Lợi ích đầu tiên của Hoàn thành công việc là gì? Áp dụng Getting Things Done giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu cá nhân, phân loại nhiệm vụ một cách cụ thể và thiết lập các hành động nhất quán. Điều này giúp tổ chức công việc hiệu quả hơn, giảm bớt sự nhầm lẫn và nâng cao khả năng quản lý. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng, từ công việc khẩn cấp đến công việc thường ngày, giúp rèn luyện khả năng tập trung vào những việc quan trọng nhất và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Giảm căng thẳng và áp lực

Lợi ích tiếp theo của Hoàn thành công việc là gì? GTD giúp tổng hợp các công việc vào một không gian nhất định, có thể là giấy tờ, website, ứng dụng,… giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng thể công việc cần thực hiện và tiến độ khi hoàn thành công việc. một cách tuần tự. Điều này giúp giảm bớt lo lắng về những công việc còn dang dở hoặc bị lãng quên, đồng thời tạo cảm giác chủ động, tự tin trong quá trình làm việc. Đây là yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng môi trường làm việc tích cực và bền vững.

Tập trung tốt hơn

Xem thêm : Bank Statement là gì? Hướng dẫn cách lấy Bank Statement chuẩn

Lý do để áp dụng Get Things Done là gì? Áp dụng phương pháp GTD giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu và phân bổ nhiệm vụ theo lịch trình cụ thể, nhờ đó bạn có thể tập trung hoàn toàn vào từng nhiệm vụ mà không bị phân tâm bởi các nhiệm vụ khác. Điều này đặc biệt hữu ích để quản lý các nhiệm vụ quan trọng vì chúng được đảm bảo ưu tiên và nhận được sự tập trung cao độ để hoàn thành.

Tăng tính linh hoạt

Với phương pháp GTD, bạn có khả năng tạo các kế hoạch linh hoạt để đối phó với sự thay đổi và sẵn sàng điều chỉnh mức độ ưu tiên của nhiệm vụ một cách nhanh chóng khi cần thiết. Ngoài ra, GTD còn giúp xác định các ý tưởng, dự án và khả năng cho công việc trong tương lai thông qua danh sách “Someday/ Maybe”, hỗ trợ lập kế hoạch. linh hoạt và bền vững lâu dài.

Xem thêm: Pomodoro là gì? Cách áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả

Lợi ích của việc đăng ký Get Things Done

Lời khuyên cho người mới bắt đầu để hoàn thành công việc

Bí quyết để người mới bắt đầu hoàn thành công việc là gì? Đối với những người mới làm quen với phương pháp Hoàn thành công việc, việc áp dụng một số mẹo sau có thể giúp họ bắt đầu và duy trì quy trình một cách hiệu quả:

• Hãy tuân thủ quy tắc 2 phút: Nếu một công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, hãy thực hiện nó ngay lập tức.
• Gói ghém những công việc còn dang dở: Đừng để những công việc còn dang dở uể oải trong đầu. Hãy tìm cách hoàn thành chúng hoặc ghi chú cho những lần sau.
• Khắc phục vấn đề thiếu thời gian: Thay vì đổ lỗi cho việc thiếu thời gian, hãy tìm cách tiếp cận công việc hiệu quả hơn để giải quyết nhanh chóng.
• Quyết định hành động tiếp theo của bạn: Sau khi xác định được mục tiêu, hãy quyết định hành động cụ thể tiếp theo để tiến gần hơn đến mục tiêu đó.
• Sử dụng các công cụ lưu trữ thông minh: Để tránh tình trạng quá tải não và để thuận tiện, hãy ghi lại tất cả các dự án và nhiệm vụ vào hệ thống lưu trữ trực tuyến thay vì sử dụng bản cứng. .

Hoàn thành công việc là gì? Phương pháp Hoàn thành công việc đã thay đổi cách làm việc của hàng triệu người trên thế giới, giúp tăng năng suất của họ. Tuy chỉ là một trong nhiều phương pháp nâng cao hiệu suất cá nhân nhưng với sự đơn giản và hiệu quả, GTD rất đáng để bạn thử và đánh giá khả năng áp dụng của mình. Chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả và thành công!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại timhieulichsuquancaugiay.edu.vn! Top nhà tuyển dụng với tiềm năng tuyển dụng đa dạng: Tuyển dụng Mailisa, tuyển dụng Abbott, tuyển dụng Long Châu, tuyển dụng SAGS, tuyển dụng Nam Á, tuyển dụng Tôn Hoa Sen, tuyển dụng Dược An Khang và Duy Nhựa Mới tuyển dụng.

>>> Xem thêm những chia sẻ thú vị dưới đây:

— Nội bộ nhân sự —

timhieulichsuquancaugiay.edu.vn – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://timhieulichsuquancaugiay.edu.vn
Danh mục: Là gì?