Event plan là gì? 6 Kỹ năng của Event plan thành công

Kế hoạch sự kiện là gì?

Kế hoạch sự kiện là gì? Kế hoạch sự kiện hay còn gọi là kế hoạch tổ chức sự kiện là thuật ngữ dùng để chỉ Vị trí công việc của người tổ chức sự kiện.

Có thể bạn quan tâm

• Hình chữ nhật tiếng Anh là gì? Cách phát âm hình chữ nhật trong tiếng Anh chuẩn
• Sale Logistics là gì? Vị trí này có những khó khăn gì?
• Q&A là gì trên facebook? Vai trò, chức năng và cách đặt câu hỏi
• Đa cấp lô hội là gì mà lại khiến Đoàn Di Băng bị réo tên?
• BIM là gì? Vì sao cần cập nhật về BIM trong quá trình thi công

Kế hoạch sự kiện có thể hiểu là việc thiết kế nội dung, công việc của sự kiện (từ khi chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian nhất định. Kế hoạch này sẽ cho phép người tổ chức sự kiện triển khai hiệu quả các hoạt động chuẩn bị và thực hiện các nội dung công việc có trong sự kiện để đạt được mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Bạn đang xem: Event plan là gì? 6 Kỹ năng của Event plan thành công

Người tổ chức sự kiện là người lên ý tưởng và biến ý tưởng đó thành hành động. Đồng thời, thể hiện sự kiện bằng các kế hoạch cụ thể, dựa vào đó người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng theo dõi quá trình diễn ra sự kiện trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Xem thêm:

Mô tả công việc chi tiết Kế hoạch sự kiện

Vậy chúng ta đã hiểu Event Plan là gì chưa? Vậy công việc của một Event Planner bao gồm những gì? Công việc của người tổ chức sự kiện rất quan trọng và khá vất vả. Để thành công, người tập cần lắng nghe và học hỏi rất nhiều. Công việc này sẽ được chi tiết như sau:

Trước sự kiện

• Chịu trách nhiệm tìm kiếm các diễn giả có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà sự kiện hướng tới.
• Khảo sát và tìm kiếm địa điểm chương trình.
• Cần tìm MC có kinh nghiệm dẫn dắt chương trình.
• Đang tìm kiếm ekip biểu diễn, để tìm được ekip phù hợp, người tổ chức sự kiện có thể nhờ đến sự trợ giúp từ bộ phận truyền thông, thông qua trưng cầu dân ý.
• Chịu trách nhiệm chuẩn bị dự toán ngân sách chi tiết cho sự kiện.
• Lập kế hoạch để các ủy ban chuyên môn khác giúp phân công nhiệm vụ cụ thể cũng như đặt ra các mục tiêu cần đạt được.
• Phối hợp với các nhà thiết kế để đưa ra các đề xuất cho chương trình.
• Gửi đề xuất cùng các văn bản liên quan khác tới các bộ, ngành, cơ quan nếu cần thiết.
• Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng để đảm bảo chương trình được chuẩn bị kỹ lưỡng.
• Phối hợp setup, lắp đặt thiết bị và kiểm tra địa điểm trước thời hạn sự kiện (khoảng 7 ngày).
• Thiết kế quà tặng, huy chương cho chương trình.
• Bố trí chỗ nghỉ ngơi cho khách mời và diễn giả nếu có.
• Kiểm tra tất cả các hoạt động trong danh sách kiểm tra để kịp thời khắc phục nếu có vấn đề phát sinh.
• Tiến hành rà soát chương trình trước khi sự kiện diễn ra.
• Gặp gỡ ban tổ chức sự kiện để phân bổ công việc hợp lý, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Trong sự kiện

Khi công việc mà người tổ chức sự kiện thực hiện trong quá trình chuẩn bị được coi là thành công một nửa thì 50% còn lại sẽ phụ thuộc vào công việc chi tiết mà họ thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện.

Vì vậy, cần phân chia nhiệm vụ cụ thể để phụ trách sự kiện. Cần đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, người tổ chức sự kiện sẽ là người giải quyết và hòa giải.

Sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện sẽ ở lại địa điểm tổ chức sự kiện lần cuối để đảm bảo số lượng cũng như chất lượng cơ sở vật chất bàn giao cho nhà cung cấp. Người tổ chức sự kiện cần đôn đốc các ban chuyên môn thực hiện tốt các nhiệm vụ còn lại.

Người tổ chức sự kiện sẽ tổng kết công việc sau mỗi sự kiện bằng một bản báo cáo và trình bày lên cấp trên trong cuộc họp nội bộ. Báo cáo cần trình bày rõ ràng các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế với chi phí ước tính ban đầu và đo lường mức độ thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí. định tính và định lượng.

Đọc thêm các bài viết dưới đây:

6 kỹ năng tổ chức sự kiện thành công

Như vậy, chúng ta đã hiểu rõ hơn về Event Plan là gì, cũng như những công việc mà người tổ chức sự kiện cần đảm nhận. Vậy để có thể thực hiện kế hoạch tổ chức cũng như đảm bảo sự kiện thành công, người tổ chức sự kiện cần có những kỹ năng gì?

Tất nhiên, với khối lượng công việc lớn và yêu cầu công việc cao, người tổ chức sự kiện sẽ cần nhiều kỹ năng tốt để hỗ trợ công việc. Những kỹ năng đó là:

1. Kỹ năng tổ chức

Xem thêm : Tam hợp là gì? Hiểu đúng về Tam hợp và Tứ hành xung trong phong thủy

Tổ chức là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng giúp người tổ chức sự kiện có cái nhìn tổng quan, đo lường trước rủi ro, bao quát các vấn đề cần triển khai và xử lý khi cần thiết.

Người tổ chức sự kiện thành công cần biết cách quản lý con người, chi phí tổ chức, cơ sở vật chất, doanh thu,… Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cần hiểu rõ chi tiết từng lĩnh vực để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ. hoạt động trơn tru nhất có thể.

2. Giao tiếp tốt

Giao tiếp cũng là một kỹ năng vô cùng đặc biệt và cần thiết đối với người tổ chức sự kiện. Bởi công việc của người tổ chức sự kiện có sự tham gia của nhiều bên, đặc biệt là cần làm việc với khách hàng, đối tác quan trọng. Đồng thời, họ cũng cần liên lạc với nhân viên và người đồng tổ chức sự kiện. Vì vậy, việc có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp người tổ chức sự kiện dễ dàng truyền tải và nắm bắt thông tin một cách hiệu quả. Từ đó có thể tạo ra một kế hoạch sự kiện hoàn hảo, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

3. Sáng tạo

Với sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đòi hỏi các sự kiện phải luôn có sự đổi mới, sáng tạo chính là yếu tố tạo nên thành công và khác biệt. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần vận dụng khả năng sáng tạo của mình để mang lại hơi thở mới cho chương trình. Sự sáng tạo cũng là yếu tố cốt lõi tạo nên một sự kiện ấn tượng và khác biệt.

Mỗi sự kiện sẽ có quy mô và sức chứa khác nhau nên người tổ chức sự kiện cần phải tìm cho mình nguồn cảm hứng cũng như nghĩ ra nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi trong mỗi sự kiện. Điều này giúp sự kiện trở nên khác biệt và hấp dẫn hơn.

4. Tỉ mỉ và cẩn thận

Một sự kiện lớn là tổng hòa của nhiều bước nhỏ và chi tiết cần thực hiện. Vì vậy, cần phải suy nghĩ kỹ, lập kế hoạch và tổng hợp để tạo ra trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng. Người tổ chức sự kiện cần phải tỉ mỉ trong việc lập kế hoạch và thực hiện. Cần bám sát tiến độ của khách hàng, kiểm tra ngân sách và chi tiết trong quá trình thực hiện.

Chẳng hạn, trong việc sắp xếp chuyến du lịch, hay lựa chọn những chiếc khăn ăn hoàn hảo cho bữa tiệc tối,… bạn cũng cần phải tỉ mỉ trong từng chi tiết. Việc chú ý đến từng yếu tố sẽ giúp người tổ chức sự kiện thành công trong sự nghiệp.

Xem thêm chia sẻ dưới đây:

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình tổ chức một sự kiện, đôi khi mọi việc sẽ không diễn ra như mong đợi dù bạn đã cố gắng hết sức. Khi đó, bạn cần phải bình tĩnh, giữ vững lập trường và đưa ra giải pháp hữu hiệu giúp bạn giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề chính là giải pháp cứu nguy cho người tổ chức sự kiện trong những trường hợp này.

6. Quản lý thời gian

Với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần quản lý tốt thời gian của mình để đáp ứng thời hạn của khách hàng, đồng thời lên lịch và sắp xếp thời gian thiết lập. Tất nhiên những việc này cần phải được thực hiện và diễn ra đúng thời hạn đã cam kết.

Việc lập kế hoạch sự kiện có logic và trình tự thời gian nhất định sẽ giúp bạn cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, tham dự các cuộc hẹn và đảm bảo thông tin, tài liệu được sắp xếp và thực hiện. hiện một cách hiệu quả.

Tin tuyển dụng mới nhất – Cơ hội việc làm tiềm năng được đăng tại timhieulichsuquancaugiay.edu.vn!

Đánh giá kế hoạch sự kiện

Một kế hoạch sự kiện sẽ được đánh giá dựa trên 2 yếu tố chính: hình thức và nội dung.

Hình thức

Về mặt hình thức, một kế hoạch sự kiện là một bộ tài liệu được trình bày rõ ràng, rõ ràng và có tính logic cao. Đồng thời, phương án cần có tính thuyết phục cao, đảm bảo tính khả thi và hướng dẫn cho người sử dụng.

Nội dung

Xem thêm : Trình duyệt Web là gì? Những trình duyệt sử dụng tốt nhất hiện nay

Về nội dung, kế hoạch sự kiện cần đảm bảo:

• Cung cấp đủ thông tin cho người dùng
• Đề cập đầy đủ các hoạt động và công việc phải làm
• Nêu rõ tiến độ, thời gian chuẩn bị và thực hiện;
• Thể hiện trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân
• Dự toán kinh phí chi tiết để thực hiện kế hoạch
• Nêu rõ các tiêu chí đánh giá kết quả các hoạt động trong kế hoạch…

Đừng bỏ lỡ cơ hội việc làm tiềm năng với tình hình tuyển dụng marketing Agency mới nhất tại đây!

Quy trình lập kế hoạch sự kiện

Qua nghiên cứu các tài liệu liên quan có thể khái quát được quy trình tổ chức sự kiện sẽ được thể hiện rõ ràng qua các bước chi tiết sau:

• Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện
• Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
• Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
• Lên kế hoạch thực hiện sự kiện
• Lập kế hoạch nhiệm vụ bổ sung trong sự kiện
• Điều chỉnh dự toán ngân sách sự kiện và kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện
• Lập phương án xử lý các sự cố trong sự kiện
• Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến ​​các bên tham gia về các nội dung trên
• Kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.

Đừng bỏ lỡ những bài viết này:

Mức lương của Event Planner có cao không?

Dù bạn làm ở vị trí nào thì thu nhập/mức lương là tiêu chí hàng đầu được nhiều ứng viên quan tâm. Vậy đối với người tổ chức sự kiện thì lương nghề này có cao không?

Hiện nay, mức lương của người tổ chức sự kiện sẽ được trả dựa trên kinh nghiệm và khả năng làm việc của nhân viên, cụ thể:

• Mới tốt nghiệp: 3.000.000 – 4.000.000 VNĐ/tháng
• Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 VNĐ/tháng
• Nhân viên có kinh nghiệm 2 năm – Giám sát/Trưởng nhóm: 6.000.000 – 8.000.000 VNĐ/tháng
• Trưởng ban sự kiện: 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng
• Người làm sự kiện tự do: 20.000.000 – trên 50.000.000 VNĐ/tháng

Đây là vị trí có mức lương hấp dẫn nếu bạn thực sự có năng lực, kinh nghiệm và có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Vì vậy nếu bạn thực sự có đam mê, hãy cố gắng nắm bắt cơ hội và phát triển bản thân hơn nữa để đạt được vị trí và mức lương mà bạn mong muốn.

Trên đây là những thông tin chi tiết về kế hoạch sự kiện là gì và những công việc mà người tổ chức sự kiện cần đảm nhận mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc tổ chức sự kiện, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho định hướng phát triển sự nghiệp của chính mình. Chúc bạn thành công!

Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng The Coffee House, tuyển dụng Trung Nguyên Legend, tuyển dụng Công ty Bánh kẹo Hải Hà, …

— HR Insider — timhieulichsuquancaugiay.edu.vn – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://timhieulichsuquancaugiay.edu.vn
Danh mục: Là gì?